TIETOSUOJASELOSTE Päivitetty 03.01.2019
Huvimäen eläinsuojelutila ry tietosuojaseloste
Huvimäen eläinsuojelutila ry noudattaa henkilötietojen käsittelyssä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2016/679 eli EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä kansallista lainsäädäntöä.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Huvimäen eläinsuojelutila ry
Osoite: Aimontapontie 467, 25520 Perniö As
Sähköposti: info@huvimaentila.fi
Yhteys- ja vastuuhenkilö: Annika Taskinen, 0443141285
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Huvimäen eläinsuojelutila ry:n jäsenien ja sen entisten jäsenien, vapaaehtoisten, sekä Huvimäen eläinsuojelutila ry:n toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Huvimäen eläinsuojelutila ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin, arvontoihin ja kilpailuihin sekä huutokauppoihin ja muihin myyntitapahtumiin osallistuvien/osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.
3.Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi että suoramarkkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.
Henkilötietojen käsittely perustuu:
1) Huvimäen eläinsuojelutila ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.
4.Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Huvimäen eläinsuojelutila ry:n jäsenien, vapaaehtoisten, luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin, arvontoihin ja kilpailuihin tai huutokauppoihin ja muihin myyntitapahtumiin liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
5.Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä itseltään, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään. Huvimäen eläinsuojelutila ry:n verkkosivustot keräävät evästeitä. Rekisteriin voidaan myös päivittää ajankohtaisia henkilötietoja, mitkä saadaan tiedoksi kolmansilta osapuolilta, kuten esimerkiksi Posti Oy.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhteistyökumppanin järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Huvimäen eläinsuojelutila ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Lisäksi rahoittajille voidaan luovuttaa rahoittajien vaatimia tilastotietoja esim. kokonaisasiakasmäärä, ikä, äidinkieli (näihin luovutettaviin tilastotietoihin ei sisälly henkilön yksilöinti- tai yhteystietoja). Sähköisen viestinnän tehostamiseksi käytämme kolmansia osapuolia, kuten uutiskirjetyökalujen tarjoajia, tietojen käsittelyyn.
Tietoja luovutettaessa kolmansille, Huvimäen eläinsuojelutila ry varmistaa, että osapuoli on sitoutunut Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseen (EU) 2016/679 tai muuten täyttää asetuksen vaatimukset. Tietoja ei koskaan luovuteta kolmansille osapuolille kaupallisiin tarkoituksiin.
Henkilötietoja voidaan siirtää muille palveluntarjoajille järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Huvimäen eläinsuojelutila ry ei luovuta tietoja EU:n /ETA:n ulkopuolelle.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Huvimäen eläinsuojelutila ry:n jäsen tai sopimuskumppani. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuoden ajan sopimuksen päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.
Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
10. Profilointi
Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Huvimäen eläinsuojelutila ry:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti vähintään 14 vuorokautta ennen pyynnön täyttämistä. Huvimäen eläinsuojelutila ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Huvimäen eläinsuojelutila ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
13. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen info@huvimaentila.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Huvimäen eläinsuojelutila ry
Yhteyshenkilö: Annika Taskinen
Aimontapontie 467
25520 Perniö As
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 03.01.2019.
Huvimäen eläinsuojelutila ry tietosuojaseloste
Huvimäen eläinsuojelutila ry noudattaa henkilötietojen käsittelyssä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2016/679 eli EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä kansallista lainsäädäntöä.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Huvimäen eläinsuojelutila ry
Osoite: Aimontapontie 467, 25520 Perniö As
Sähköposti: info@huvimaentila.fi
Yhteys- ja vastuuhenkilö: Annika Taskinen, 0443141285
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Huvimäen eläinsuojelutila ry:n jäsenien ja sen entisten jäsenien, vapaaehtoisten, sekä Huvimäen eläinsuojelutila ry:n toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Huvimäen eläinsuojelutila ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin, arvontoihin ja kilpailuihin sekä huutokauppoihin ja muihin myyntitapahtumiin osallistuvien/osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.
3.Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi että suoramarkkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.
Henkilötietojen käsittely perustuu:
1) Huvimäen eläinsuojelutila ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.
4.Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Huvimäen eläinsuojelutila ry:n jäsenien, vapaaehtoisten, luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin, arvontoihin ja kilpailuihin tai huutokauppoihin ja muihin myyntitapahtumiin liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- etu- ja sukunimi
- kotipaikka ja muut osoitetiedot
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- syntymäaika
- äidinkieli
- jäsennumero ja muut jäsenyystiedot (esim. jäsenryhmät, liittymispäivämäärä, jäsenmaksutiedot)
- sähköisen viestinnän tunnistetiedot (esim. www-osoite tai IP-osoite)
- laskutussähköpostiosoite tai verkkolaskuosoite
- luvat ja suostumukset (esim. suoramarkkinointikielto)
- mahdollinen rooli yhdistyksessä
- ruoka-aineallergiat (vain tilaisuuksiin, joissa on tarjoilua; perusteluna rekisteröidyn terveys)
- muut rekisteröidyn suostumuksellaan antamat tiedot.
5.Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä itseltään, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään. Huvimäen eläinsuojelutila ry:n verkkosivustot keräävät evästeitä. Rekisteriin voidaan myös päivittää ajankohtaisia henkilötietoja, mitkä saadaan tiedoksi kolmansilta osapuolilta, kuten esimerkiksi Posti Oy.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhteistyökumppanin järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Huvimäen eläinsuojelutila ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Lisäksi rahoittajille voidaan luovuttaa rahoittajien vaatimia tilastotietoja esim. kokonaisasiakasmäärä, ikä, äidinkieli (näihin luovutettaviin tilastotietoihin ei sisälly henkilön yksilöinti- tai yhteystietoja). Sähköisen viestinnän tehostamiseksi käytämme kolmansia osapuolia, kuten uutiskirjetyökalujen tarjoajia, tietojen käsittelyyn.
Tietoja luovutettaessa kolmansille, Huvimäen eläinsuojelutila ry varmistaa, että osapuoli on sitoutunut Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseen (EU) 2016/679 tai muuten täyttää asetuksen vaatimukset. Tietoja ei koskaan luovuteta kolmansille osapuolille kaupallisiin tarkoituksiin.
Henkilötietoja voidaan siirtää muille palveluntarjoajille järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Huvimäen eläinsuojelutila ry ei luovuta tietoja EU:n /ETA:n ulkopuolelle.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Huvimäen eläinsuojelutila ry:n jäsen tai sopimuskumppani. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuoden ajan sopimuksen päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.
Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
10. Profilointi
Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Huvimäen eläinsuojelutila ry:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Huvimäen eläinsuojelutila ry:n käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Huvimäen eläinsuojelutila ry:n oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Huvimäen eläinsuojelutila ry:lle, Huvimäen eläinsuojelutila ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti vähintään 14 vuorokautta ennen pyynnön täyttämistä. Huvimäen eläinsuojelutila ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Huvimäen eläinsuojelutila ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
13. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen info@huvimaentila.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Huvimäen eläinsuojelutila ry
Yhteyshenkilö: Annika Taskinen
Aimontapontie 467
25520 Perniö As
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 03.01.2019.